公文写作

                                                 公文写作
 
 现代人应掌握的七种能力，即获取信息能力、组织管理能力、科学研究能力、发明创造能力、文字表达能力、讲演能力、社会的交际能力，写作能力作为其中的一种，是极为重要的。公文写作能力作为学生干部必备素质之一，在发展学生干部全面素质的同时，欲加显示出其重要性，但同时也更突出其薄弱性。所以，对广大团学干部的文字处理能力急待提高。
 一、何谓公文
 公文，顾名思义，“公”——公务、公事；“文”——文书。
 公文有广义与狭义之分。狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。广义的公文，除狭义公文之外，还包括党和国家机关常用的应用文。但这里所讲的“公文”既非“狭义公文”也非“广义公文”，是有特殊定义的——高校团学工作公文写作。既有正式规定文种（如请示、报告等），也有一般常用应用文（如计划、总结等）。
 二、写作原则
 合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触；
 实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等）
 主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划等）
 条理清晰——层次感强，简单明了；（通知等）
 用语得体——表述准确，不生歧义，避免口语化和错别字；
 格式规范——统一标准（不是标准的标准）、力求美观。
 三、公文格式
 （一）公文用纸
 统一采用国家标准GB/T148中规定的A4型纸，其幅面为210mm×297mm。
 页边距一般为：上下边距为2.54厘米，左右边距为3.17厘米。（可根据行文内容进行调整）。
 双面印刷，左侧装订（一般为2颗订），钉距适当（一般为上三分之一处、下三分之一处）、无坏钉、无漏钉、无重钉，整齐牢固。
 （二）行文格式主要要求
 1.标题：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一般用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。
 2.正文：标题下空一行（为标题字号的距离）开始，正规字体一般用仿宋体，字号一般为3号。文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。对齐方式一般采用两端对齐。（但为了节约纸张、方便阅读，要求上交的文件字体为仿宋体，字号为4号，小标题为4号宋体加粗或黑体）
 3.结构层次：正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。
 4.表格：正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中也常穿插一些小表格。
 5.附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2中文字符用4号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致，附件序号后无需加冒号（如“附件3”）。
 6.落款：正规行文格式中总少不了单位落款一项，即发文机关或单位名称，字体、字号同正文一致，落款应居右对齐。
 7.日期：即成文时间，字体字号与正文相同（4号仿宋体）。成文时间现多用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。应居于落款中间。（若时间字符多于落款，则落款居于日期中间）。
 （日期插入方法： “插入”→ “日期和时间”→选择“语言（国家/地区）”中的“中文（中国）”→选择汉字表示法，例如：二〇一〇年六月十一日）
 8.印章：加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。（联合行文印章从略）
 9.行距：行距一律为1.25倍行距。
 10.页码：用5号半角阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页不标识页码。
 11.颜色：公文中图文的颜色未作特殊说明均为黑色。
 四、标题设计
 设计标题应做到醒目、匀称、安排合理。一般在首页上白边（天头）居顶安排标题，在标题下方空一行安排正文，这样比较醒目。
 （一）设计原则：
 1.节省空间。标题一般占正文宽度3/5为宜。标题字数过少，可把字距适当加大；如字数较多，超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。2号黑体亦即11—15字。
 2.分行不破词，即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内；
 3.匀称美观。
 （二）设计方法:
 1.直线式：15字以内
 例如：     梧州学院第二届大学生艺术展演方案
 2.短长式：15-28字
 例如：         梧州学院经济与工商管理系
2008届毕业生安全文明离校工作方案
 3.长短式：29-33字
 例如：  共青团梧州学院经济与工商管理系委员会
关于免去蓝珍华职务的报告
 4.纺锤式：34-45字，也称“橄榄型”、“梭子式”。
 例如：    梧州学院经济与工商管理系学生会
 关于召开梧州学院经济与工商管理系
 第一次学生代表大会的请示
 5.倒塔式：45字以上
 例如：  共青团梧州学院经济与工商管理系委员会
 梧州学院经济与工商管理系学生会
 2008年度工作计划
 另：宝塔式
 ×××
 ×××××
 ×××××××××
 等距式
 ××××××××××××
 ××××××××××××
 腰鼓式
 ××××××××××××
 ××××××××
 ××××××××××××
 正副题式（与长短式相同）
 ××××××××××××
 ××××××××
 （三）应注意的问题：
 1.2号宋体（加粗）或黑体
 2.字距、行距不变
 3.实际需要（不违背原则）
 4.遵循先后顺序：直线式、短长式、长短式、纺锤式、倒塔式；
 5.行与行之间字数相差不宜过多或过少：短长式、长短式5-8字、倒塔式1-2字、其他2-5字
 五、常用技巧
 1.如果发文单位名称过长，落款时利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便、快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框。如：共青团梧州学院经济与工商管理系第一总支部委员会。完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小。
 2.调出“符号栏”，可以加快文中特殊符号的处理速度。方法是：点击“视图→工具栏→符号栏”，在Word文档的下面就会出现一长条形工具栏，即：“符号栏”里面有很多常用的符号，最主要是方便输入“×、•、○、㎡”等。
 3.输入成文日期时，可点击“插入→日期和时间”，然后在“语言（国家/地区）”中选择“中文（中国）”，然后在左侧就可以看到所需日期了。
 4.如果经常从事公文制作，可将字体、字号设为默认值，点击“格式→字体”，打开“字体”对话框。将中文字体设置为“仿宋 GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“四号”，点击对话框左下方的“默认”按钮，确定即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号的设置了。
 5.层次标号回车后与文字距离过大，可用快捷方式Ctrl+Z，然后再输入下一数字。
 六、常见问题
 1.行文日期中的“零”写为“〇”，不能写成阿拉伯数字“0”，也不能写为英文字母“o”，更不能写为中文大写数字“零”，如“二〇〇八年”，不能写成“二oo八年”、“二00八年”、“二零零八年”，因为“0”、“o”、“零”与中文小写“二”和“八”均不相匹配。
 2.日期纵向与正文的距离过大，距离应依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。
 3.附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。
 4. 一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。
 5. 公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
 （）
 6. 标点符号使用不正确。
 （1）特殊符号用法不正确。有将间隔号“•”写为点号“.”的，如“6•23洪水”写为“6.23洪水”。还有的连接号使用不规范，如“2008年3月26-28日”或“2008年3月26～28日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中，应为“2008年3月26—28日”。
 （2）标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。
 （3）逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。
 （4）顿号的误用。一是顿号、逗号、分号、句号混用。在完整的句子里，顿号是句子内部并列词语之间的停顿；逗号是单句内部成分与成分之间或复句内部各分句之间的停顿；分号是复句内部并列分句之间的停顿；句号是陈述句末尾用的点号。这4个点号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号、逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。公文问题通常出在：⑴混用顿号和逗号；⑵混用逗号和分号；⑶分号内部用句号。如“要加强东、西方文化交流。”在表示方位时，“东、西”可用顿号隔开（二者是并列关系），也可以不用顿号隔开，如“地不分南北，人不分东西”；但“东西方”不能用顿号隔开（“东”和“西方”不是并列关系）,类似的还有“上、下午，前、后台”等，都不正确。二是表示概数不应用顿号隔开。如“参加培训班大概有七、八十人。”这句话中“七八十”是概数，不能用顿号隔开。三是表示结构层次序数的阿拉伯数字后面应为圆点，不是顿号。这个不规范现象比较普遍。
 （5）滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。
 （6）中英文标点符号不分。
 7.错别字。
 七、常用公文种类
 首先，明白行文关系。行文是指一个机关给另一机关的发文。
 上行文：下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。
 下行文：上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。
 平行文：同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。
 党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
 国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。  
 党政机关明确规定的上述文种合计为27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁多。一般说主要有综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、规章制度（如章程、细则、制度、办法）等。
 （一）计划——工作计划
 各级机构对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项，即计划三要素。
 写工作计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点，让自己做到清清楚楚、明明白白。首先，强调一点：工作计划不是写出来的，而是做出来的。工作计划的内容远比形式重要得多。拒绝一些华丽词藻、空洞内容，欢迎实实在在的东西。简单、清楚、可操作是工作计划的基本要求。
 工作计划的格式一般包括标题、正文和落款三部分。
 1.标题，一般用完整式标题。包含单位（部门）名称、时限、内容和文种。如《经济与工商管理系学生会秘书处2007—2008学年度工作计划》。
 所拟计划如还需要讨论定稿或经上级批准，就应在标题的后面或下方用括号加注“草案”或“初稿”或“讨论稿”等字样。
 2.正文。一般包括前言、主体和结尾3个部分。
 （1）前言。主要是对基本情况的分析，或对计划的概括说明，依据什么方针、政策以及上级的什么指示精神，完成任务的主客观条件怎么样，制订这个计划要达到什么的，完成计划指标有什么意义。
 （2）主体。计划的三要素是什么？目标（做什么）、措施（怎么做）和步骤（分几步做完）。工作计划的四大要素：工作内容 （做什么：WHAT）、工作方法 （怎么做：HOW）、工作分工 （谁来做：WHO）、)工作进度 （什么时候做完：WHEN）。缺少其中任何一个要素，那么这个工作计划就是不完整的、不可操作的。
 主体的表述方式常用的有综述式、条文式、表格式、交错式等几种。
 （3）结尾。可以展望计划实现的情景给人以鼓舞，也可以提出总的希望或者号召。
 3.落款。计划的单位或部门，应与标题中一致，时间为成文时间。
 如何保证工作计划得到执行
 工作计划写出来，目的就是要执行。一个活动方案执行不力，或者无法执行跟方案其实有很大关系，如果一开始，我们不了解现实情况，没有去做足够的调查和了解。那么这个方案先天就会给其后的执行埋下隐患。同样的道理，我们的计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是写计划的人的问题。
 首先，要调查实际情况，根据本部门结合团队和外部环境的现实情况，做出的计划才会被很好执行。
 其次，各部门每月的工作计划应该拿到例会上进行公开讨论。目的有两个：其一、是通过每个人的智慧检查方案的可行性；其二、每个部门的工作难免会涉及到其他部门，通过讨论赢得上级支持和同级其他部门的协作。
 另外，工作计划应该是可以调整的。当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划而计划。
 还有，在工作计划的执行过程中，部门主管要经常跟踪检查执行情况和进度，发现问题时，就地解决并继续前进。所谓的副书记、主席、副主席既是管理人员，同时还是一个执行人员。不应该仅仅只是做所谓的方向和原则的管理而不深入问题和现场。
 最后，修订后的工作计划应该有部门主管负责跟踪执行和检查。
 工作计划写作注意事项
 不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：
 第一、对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。
 第二、切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。
 第三、集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。
 第四、突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。
 第五、防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。
 （二）总结——工作总结
 什么叫工作总结
 工作进行到一定阶段或告一段落时，需要回过头来对所做的事情认真地研究分析一下，也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验教训，以便提高认识，明确方向，进一步做好工作，把这些用文字表述出来，就叫做工作总结。
 工作总结的结构形式
 一般而言，工作总结分为三部分：标题、正文、日期。
 1. 标题。通常采用两种写法，一种是发文单位名称+时间+文种，如《经济与工商管理系分团委学生会2007年度工作总结》；另一种是采用新闻标题的形式，如《总结过去、立足当前，努力开创我系团学工作新局面——经济与工商管理系分团委学生会2007年度工作总结》。
 2.正文。一般可分为四个部分：情况概述；成绩和缺点；经验和教训；今后努力方向。
 （1）情况概述。工作总结必须有情况的概述，这部分内容是工作总结的开头，应以简明扼要的文字交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。它的主要作用便于把下面的内容引出来，所以这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。
 （2）成绩和缺点。这一部分是总结的主要部分，也就是一篇工作总结的中心，所以一定要写好。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
 （3）经验和教训。这部分也是总结的主要部分，也要努力写好。由于思想不对头，方法不得当，或由于一些其他原因犯了错误，造成损失而得出的反面经验有哪些；实践中感受到应当解决而暂时没有解决或没有办法解决的问题又有哪些，以后工作中如何去做。
 （4）今后努力方向。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。这部分只需写很短的一段话，写得长了，反而冲淡了主题。
 
 工作总结正文，有两种不同写法，要根据实际需要选择好。
 一种是以工作回顾连带谈及经验教训。基本上是按工作展开的程序和步骤，分段说明每个步骤和阶段的工作情况，夹叙夹议地引出相应的经验教训。这样写，主要着眼于工作过程的回顾。
 另一种写法是总结经验教训为主，用工作回顾阐明经验教训。一般是先归纳和提炼出几条经验或教训，分别展开论述，把工作过程、工作办法、取得的成效等等穿插在里面写，使经验和教训看起来更加充实。但是这样写，整个工作回顾会被拆开来分别为阐明观点服务，显得零散。为了弥补这一不足，可以在第一部分基本情况中适当加以详述，使人对工作概貌有一个总的了解。
 
 3.日期。总结正文写完以后，应该在正文的右下方，写上总结单位的名称和总结的年月日。
 写好工作总结需要注意的问题
 1.总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、干事商量。
 2.一定要立足实际，实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。
 3.条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。
 4.要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去污存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。
 5.总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。
 6.写工作总结切忌年年老一套，往年总结只能供参考，不能照搬照抄。
 （三）请示
 请示是下级单位在工作中遇到超越自身处置权的事项或由于多种原因不能或不知如何处置的事项时，向上级单位请求批准或指示的一种文体。
 1.请示的结构和写作方法：
 请示一般由标题、主送单位、正文和落款四部分构成，有的请示还有附件。
 （1）标题。一般要把请示的问题在标题中写明，有两种构成形式：一种是由发文机关+事由+文种(请示)，如：“****关于恢复×××同志党籍的请示”；另一种是事由+文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
 （2）主送单位。即所请示的办理文件的上级单位，写在标题下方第一行（顶格写）。主送单位的名称要写全称或规范性的简称。
 （3）正文。一般由开头、主体和结语三部分组成。开头，写请示的原因；主体，写请示的事项，有的还要写明处理的具体措施和意见；结语，一般另起一行写上“以上请示，是否妥当，请批示。”、“以上妥否，请批复。”等语句。
 （4）落款。在正文右下方，应写明请示单位的全称和日期，并加盖印章。
 2.附件。附件是用于补充说明请示中的主要内容的，如有关图表、名单、及与正文有紧密联系的资料等，这类附件要在正文之后下面一行空2格处，用附件字样领起，加冒号，随后将附件标题标写在后边，多份附件要标出附件的序号。
 3.写请示的要求以及应注意的问题：
 （1）要一文一事。
 （2）不能多头请示。
 （3）一般不能越级请示。
 （4）请示必须在事情发生前进行，忌先斩后奏。
 （5）但不加“尊敬的”等字眼。
 （四）报告
 报告的写作基本同请示，这里主要讲讲报告与请示的区别。
 报告与请示是两个不同的文种，报告与请示之间有四个不同，因此，不能兼用和混用。
 （1）目的不同。请示是请求上级机关批准同意开展某项工作，帮助解决工作中实际问题和困难；报告是向上级机关汇报工作，反映情况等。
 （2）结构形式不同。请示主要是请示的起因、请示的事项、和请求批准；报告着重汇报工作反映情况、提出意见和工作按排，不涉及请示的问题和内容。
 （3）时间不同。请示必须事前行文，报告一般在事后或事中行文。
 （4)处理结果不同。对下级的请示事项，上级机关必须答复，作为报告，上级一般可不予答复。
 （5）结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。
 （五）申请书
 申请书类似于请示、报告，但又不同于他们。申请书一般主要是用于没有隶属关系的两个单位或部门之间，一方请求另一方协助某项工作或批准某些东西的。比如：申请篮球场（体育部）、申请桌椅（总务处）等。
 申请书一般包括4部分：标题、称谓、正文和落款日期。
 1.标题一般为“申请书”，2号黑体或宋体（加粗）居中。
 2.称谓一般为主送单位或部门，用全称或规范性简称。如：学院团委、新食堂、总务处等，切忌加“尊敬的”等字样。这点不同于一般的申请书（入党申请书等）。
 3.正文中应表明申请的缘由、物品、时间等，如果是需归还的物品还应写明归还时间，必要时还要写上经手人的姓名和联系电话等。
 4.落款和日期。请参考前面的内容。
 （六）活动策划（方案）
 活动策划或活动方案，其实也是一份计划，只是比计划要详尽很多。评价一份策划或方案的好与坏，我认为，如果别人能按照你的策划（方案），不需要你的指点就能准确达到策划（方案）想达到的效果，这就是一份成功的策划（方案）。
 要写一份策划（方案），首先要知道自己想做些什么，能做些什么，要达到怎样的效果——这些东西如果你能很好地了解，那么你可以去做一份策划（方案）了。策划（方案）最需要什么呢？需要我们对我们所面临的情况、资源、能力有个充分的认识。
 接下来就是写，写是一个完善信息的过程，这也是策划（方案）精华所在。你的策划（方案）中包含了足够的信息，想到了每一个方面，对每一种会发生的情况都照顾到了，这就是成功。想做到这一点也不难：其一，我们使用“模板法”，比如下面一副模板，提供了你需要思考的完整的方面，把这些方面填充全面，一份基本的策划（方案）就已经出来了：
 1.策划（方案）名称
 一般为：单位（部门）+活动名称+策划（活动方案）
 2.活动背景
 3.活动目的（意义）
 4.活动主题
 5.组织机构
 6.活动时间、地点
 7.活动对象
 8.活动内容
 9.工作安排
 10.经费预算
 活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。
 11.活动要求
 （七）会议记录
 会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、讲话、发言、决定以及各部门意见等内容的一种重要的应用文。
 会议记录一般由会议名称、会议基本情况、会议内容、会议结尾四部分组成：
 （1）会议的名称。一般写法是单位名称、会议事由（含届、次）加上记录组成。如“经济与工商管理系第一次学生代表大会筹委会全体会议记录”。
 （2）会议基本情况。应包括以下内容：
 时间及地点；
 主持人——写明主持人的姓名、职务；
 记录人——写上记录者的姓名，必要时注明真实其职务，以示对所作记录的内容负责；
 出席人——按规定必须参加会议的人员；
 缺席人及原因——没有按规定参加会议的人员，及其缺席原因；
 列席人员——不是会议成员，因工作需要而参加会议的人；
 上述内容，要在会议召开之前写好，不可遗漏。
 （3）会议内容。主要写会议议程、讨论过程、发言内容、会议决议等。这是会议记录的主要部分。记录方法有两种：①摘要记录：记会上讲了什么事，讨论了什么问题，通过了什么决议。②详细记录：把会议情况、内容详细记录下来。把每人的发言尽可能原话记录。如果会议讨论的问题比较复杂，在讨论中又有不同意见，发生争论，更应努力做到有言必录。
 （4）结尾。会议记录没有固定的格式。一般要另起一行，空两格写“散会”字样。在会议记录的右下方，由会议主持人和记录人签名，以示负责。
 会议记录的写作要求，主要有以下三点：
 （1）做好准备。事先要了解会议的议程，以便于在记录过程中注意各有关方面的关系，将一些事宜有机地联系起来，加快记录的速度；记准、记全。
 （2）记录方法。会议记录既可采用符号速记，也可采用文字记录。重要会议、重要领导人讲话可速记。一般会议，可使用文字摘要记录的方法。
 （3）注意整理。通常情况下，现场记录是原始记录，一般需要整理。整理的要求是，在原始记录的基础上增补遗漏、纠正错误、核实决议，纠正语法错误，合理划定段落。
 （八）讲话稿
 讲话稿一般由标题、称谓和正文三部分组成。
 1.标题有两种形式：一种是根据会议或活动名称确定标题，格式为“在+活动名称+上的讲话”，这种写法标题后面只需注明讲话时间；另一种是正副标题形式，正标题用一两句话概括讲话内容，点明讲话主旨，副标题同第一种形式。副标题由“——”引导。正副标题均居中。
 标题下方往往用五号正楷字体注明讲话人以及讲话时间，时间用圆括号括起来。也有两种方式：一是讲话人在上，时间在下，讲话人姓名前往往加职务。此种方式，在我们日常工作中比较常见，但不正规。二是正规方式：时间在上，讲话人在下。此种方式讲话人姓名前往往不加职务。
 2.称谓。注意对象，切合实际。讲话人身份不同，称谓也不同。如：“同志们”、“亲爱的老师、同学们”等。有时为了表示对会议主持人、嘉宾等特定人士的尊敬，可在泛称前加上特称。如“尊敬的严霜书记”等。称谓在标题下空一行顶格写起。
 3.正文。正文一般包括三部分：一是开头：一般是对会议或活动表示祝贺，然后是对有关对象表示慰问或感谢之类的。二是主体：可以对会议或活动作简要介绍或说明，对会议或活动提出希望、要求等，具体内容需要根据会议主旨和讲话目的来决定。三是结尾：可以概括性地回顾过去、展望未来、肯定成绩、指出方向，也可以贯彻会议精神提出希望、要求，最后多采用鼓舞号召结束全文。
 八、常用的word操作
 （一）页面设置
 （二）打印单双面
 （三）查找、替换
 （四）视图中的工具栏
 （五）插入中的图片，例如：嘉宾牌的排版
 （六）格式中的段落、格式刷
 （七）表格
 1.插入：何为行，何为列
 2.绘制表格
 3.绘制斜线表头
 4.表格属性
 例：制作工商管理系干部联系录

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